Google Workspace

Google Workspaceとは、Googleが企業・組織向けに提供している、業務用のクラウドサービス群のことです。メールの「Gmail」、文書作成の「ドキュメント」、表計算の「スプレッドシート」、ビデオ会議の「Meet」などが1つの契約にまとまっており、組織単位での利用を前提とした管理機能が備わっています。

現実世界に例えると、Google Workspaceは「オフィス一式が入った賃貸パッケージ」のようなものです。机も電話も会議室も、必要な設備がひとまとめになった状態で、すぐに業務を始められます。

Google Workspace図解

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基本的な構成

Google Workspaceには、メール・カレンダー・文書作成・表計算・オンラインストレージ・ビデオ会議といった、業務に必要な代表的なツールが含まれています。それぞれのサービスがひとつのアカウントで連携して使えることが、個別サービスの寄せ集めとの大きな違いです。

ストレージ容量の考え方

Google Workspaceでは、Gmailやドライブなどで使われるオンラインストレージの容量が、契約するプランによって決められています。組織全体で容量をまとめて管理・配分できるプランもあり、利用者ごとの使用状況に応じた運用が可能です。

無料版Googleアカウントとの違い

個人向けの無料Googleアカウントでも似たサービスは使えますが、Google Workspaceは独自ドメインのメールアドレスの利用や、管理者による組織全体の一括管理ができる点が異なります。社員の追加・削除やセキュリティ設定を、管理者がまとめて行えるようになっています。

管理者機能

組織の管理者は、管理コンソールから社員のアカウント発行や権限設定、セキュリティポリシーの適用などを一元的に行えます。退職者のアカウントを速やかに停止する、特定の機能だけを制限するといった管理も、この管理コンソールを通じて行われます。

複数人での共同作業

ドキュメントやスプレッドシートは、複数の利用者が同時に開いて編集できる仕組みになっています。誰がどこを編集したかがリアルタイムに反映されるため、ファイルをメールでやり取りしながら都度統合するような手間を減らせます。

料金プランの考え方

Google Workspaceは、利用する社員の人数に応じて月額料金が発生する、サブスクリプション形式の料金体系を採っています。ストレージ容量やセキュリティ機能の違いによって、複数のプランから組織の規模や用途に合ったものを選べるようになっています。

Microsoft 365との違い

似た位置づけのサービスに、マイクロソフトが提供する「Microsoft 365」があります。基本的な機能構成は近いものの、Google Workspaceはブラウザでの利用を中心に設計されている点が特徴で、Microsoft 365はデスクトップアプリとの親和性を重視している点で違いがあります。

導入が進む背景

自社でサーバーを構築・維持する必要がなく、初期費用を抑えて業務基盤を整えられることから、規模を問わず多くの組織で導入が進んでいます。テレワークなど、場所を選ばない働き方との相性の良さも、普及を後押ししている要因のひとつです。

あわせて知っておきたい用語

• クラウドサービス：
  インターネットを通じて、データ保存やソフト利用ができるサービスです。
• Microsoft 365：
  マイクロソフトが提供する、業務向けクラウドサービス群のことです。
• Google Workspace Studio：
  Google Workspace内の作業を自動化できる、AIを使った仕組みです。
• サブスクリプション：
  利用期間に応じて、継続的に料金を支払う契約形態のことです。