ワークフロー（Workflow）

ワークフロー（Workflow）とは、申請から承認、そして処理の完了までの一連の流れと、それを電子的に回す仕組みのことです。紙の書類を回覧して判子をもらっていた手続きを、画面の上で進められるようにしたものを指します。

現実世界に例えると、ワークフローは書類を回す順路をあらかじめ決めた回覧板のようなものです。誰から誰へ渡すかが決まっているので、迷子になりません。いま誰の手元で止まっているかも、外から見て分かります。

紙の回覧との違い

仕組みの中心はここにあります。「申請者から始まり、上長、部長、経理の順に回る」といった順路を、手続きの種類ごとに設定しておきます。金額が一定を超えたら役員も経由する、といった条件による分岐も組めるため、複雑な社内の決まりをそのまま形にできます。

導入して最初に効く部分です。いま誰の承認待ちなのかが一覧で分かるため、「まだですか」と聞いて回る手間がなくなります。止まっている期間が長いものを自動で催促する機能を持つものも多く、承認の遅れがそのまま可視化される点が、運用の改善につながります。

後から振り返るときに効いてきます。誰がいつ承認したか、どんなコメントを付けたかが、操作と同時に記録として残ります。監査を受ける際に「この支出は誰が決裁したか」を示す証拠として使えるため、内部統制の面からも導入が進んでいます。

普及を後押しした事情です。在宅勤務が広がったことで、押印のためだけに出社するという矛盾が表面化し、その解決策として一気に導入が進みました。多くの社内文書は法律上の押印が不要なため、承認の証を画面上の記録へ置き換えることが可能でした。

導入の進め方として大切な点です。いまある申請書を集めて並べ、似たものをまとめ、そもそも要らないものを廃止してから電子化するのが順序です。紙のときの不合理な経路をそのまま写し取ると、手間だけが画面へ移り、かえって面倒になってしまいます。

よくある失敗です。関係する人を全員入れてしまうと、経路が長くなり、一人でも不在なら全体が止まります。本当に判断が要る人だけを承認者にし、知っておくだけでよい人は通知を受け取る形に分けると、流れが速く保てます。代理承認の設定も併せて用意します。

効果を広げる使い方です。承認が終わった申請の内容を、会計や人事のシステムへ自動で引き渡せば、担当者が打ち直す作業そのものが消えます。グループウェアの一機能として備わっている場合も多く、既に使っている道具の中を確かめると、追加の費用なく始められることがあります。